【会员风采|纵筹教育】2022年中复盘:避不开这7个坑,你的复盘都是无用功
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又到了一年年中,2022已过去将近一半,你有哪些收获,又有哪些不足?想回答好这个问题,复盘必不可少。
关于复盘,我们应该并不陌生,但在操作复盘时,我们会面临很多挑战和误区。不克服这些误区,复盘很可能是无用功。
因此,在复盘过程中应小心防范7个陷阱。
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避不开这7个坑
你的复盘都是无用功
1.没有目标或目标不清
尽管我们都知道“凡事预则立,不预则废”的道理,知道在做事之前应该明确目标,但真实情况却是:许多人已经开始行动了,甚至行动都结束了,却发现自己并没有目标。
按照复盘的学习机理,如果没有预期目标和计划,就谈不上复盘。
因为没有目标,就无所谓做的好与坏,也就没有差异,没有从中学习的意义。
因此,事先制定清晰、明确的预期目标与计划,对于复盘是至关重要的。
如果你是复盘的发起人、组织者或引导师,在进行复盘之前了解到项目/事件没有目标,建议应尽快“亡羊补牢”。
通过访谈项目负责人或组织项目团队研讨,补充、确认项目/事件目标,并在复盘会议开始阶段声明这一点,提醒大家特别留意,或进行必要的研讨,让大家明确应该考虑哪些因素、制定什么样的目标。
事实上,这本身就是一个重要的学习点,是下次改进的重要教训与行动计划之一。
在现实世界中,另外一个常见现象是:
许多人的目标定得比较笼统、模糊,如“带好团队”“完成任务”,这样将很难精准地评价实际结果,也会影响到后续的差异分析以及经验教训,不利于充分从复盘中学习。
为此,建议在行动前要将目标尽可能明确、细化。
在军队中,目标通常被定义得非常精确。
它们包括三个元素:
关键的任务;
执行任务时需要的条件;
可接受的成功标准。
清晰、准确的目标,使得判别一项工作是否成功完成很容易,也有助于避免回顾时的困惑和莫衷一是。
在实践中,要分清目的与目标的不同。
虽然二者存在很多的关联,有时也难以完全界定,但概括而言,目的是做某件事情要达到的功效(价值);目标是目的实现之后要达到的景象,是衡量目的是否达到的指标。
清晰而科学的目标能更好地被分解和执行,保障目的的实现。
在企业管理领域,对于目标的制定,通常认为要符合SMART原则,即满足以下五方面的要求:
明确具体(specific);
可衡量(measurable);
有挑战但可实现(achievable);
相关、可控(related);
有时限(time)。
如果无法列出量化的目标,也要尽可能细致地进行分解,或制定出一些关键里程碑(milestone)或标志性事件。
2.目标缺乏共识
回顾目标时,另外一个常见的问题是团队成员对目标缺乏共识,彼此对目标的理解不一致。
这样会影响到大家在执行中的相互配合,也会导致对同一件事、同一个行动的理解、评价不一致,从而发生分歧、矛盾或冲突。
这通常是事先未充分沟通或目标不清所致。
为此,建议事前应组织团队成员对目标、策略打法与计划等进行充分的讨论,确保团队成员对任务的目的和成功的标准理解一致,否则就失去了一起评价业绩和甄别计划与结果之间差异的基础。
同时,应将目标与计划明确地展示出来,即将目标和计划清晰、明确地写下来或张贴出来,让每一个参加行动的人都能够看到。
需要指出的是,对目标和计划的共识,是集体评估与反思的基础之一,也是《孙子兵法》上所说的“上下同欲者胜”。
如果在复盘中发现大家对目标缺乏共识,要么终止复盘,要么组织必要的研讨,让大家能够从中学到重要的教训。
3.缺乏对目标的分解以及实现目标策略、步骤的规划
虽然一些团队在行动前拟定了目标,但是往往没有认真地规划如何实现这些目标。也就是说,缺乏对实现目标的策略、方法以及行动措施的规划。
在这种情况下,匆匆地开始行动,即使团队成员对目标的理解一致,也可能因为团队中每个人对如何实现目标有自己的理解,从而在行动过程中出现分歧,难以产生合力。
若行动前有清晰的规划,有助于理清复盘主线,也更容易找到失败和成功的根本原因。否则,大家会提出很多不可验证、甚至有其他副作用的“马后炮”,也没办法以计划为准绳来衡量实际执行过程中的不足。
当然,通过复盘,可以让团队成员明白:
在行动前,需要就目标达成共识,并对实现目标的策略、行动计划进行群策群力,制定明确、可执行的计划。
这样有助于提高团队效能。
4.报喜不报忧
很多人参与复盘时,因为种种原因,害怕暴露自己的不足,只说成绩,不谈缺点。这样实际上失去了学习、改进、提升的意义。
造成这种现象的原因是多方面的,包括但不限于:
(1)对复盘的结果是否牵涉到自身利益,心存疑虑;
(2)如果坦陈自己的不足或失误,可能会很没面子,或者影响到自身权威;
(3)自我感觉良好。
因此,解决方案也需要“对症下药”。
简单来说,就是要明确复盘的目的在于学习,让大家树立开放的心态,坦诚表达;
尤其是领导人要以身作则,主动地反思自我,不遮掩,不护短,为大家树立榜样。
5.报流水账或纠缠于细节
在实际进行复盘时,尤其是按部门或职能条线回顾工作过程时,很多人分不清轻重,容易变成“报流水账”,或者引发一些不必要的讨论,纠缠于具体事务或技术细节的争论。
如果这样的话,一是让复盘会议变得冗长、拖沓,二是也可能没有抓住重点,无法产生有价值的学习。
那么,应该如何应对这一误区呢?
首先,复盘引导师要根据复盘的目的、主题,来设计复盘会议的议程,考虑是需要回顾过程,还是直接以结果为导向,对照预期目标,来评估、找出亮点与不足。
如果无须回顾过程,可能就会跳过这一环节,在很大程度上规避这一现象。
但是,如果确实有必要回顾过程,复盘引导师要么让大家提前准备、事先同步信息,要么在会议开场或本阶段开始时,提前申明复盘的目的与规则,提醒大家聚焦目标、简明扼要,提高复盘会议的效率。
其次,如果在会议中,仍有发言人或参与者长篇大论、事无巨细,复盘引导师应善意地提醒其发言时把握重点。
对于其中确实有必要展开的地方,应向参与者介绍复盘的逻辑或议程,并在征得参与者同意的情况下,回顾过程或将其记录下来,在后续阶段(如分析根本原因)进行深入讨论。
6.盲人摸象或罗生门
在现实工作中,一些项目或事件非常复杂,需要很多人的配合。
这样,每个人站在自己的层次、视角,只看到一些局部或碎片,很难看到全貌,从而产生类似“盲人摸象”的状况。
对策是:
确保所有主要利益相关者都到场,充分沟通,并使用诸如“思考的罗盘”“因果回路图”等系统思考工具,让大家看到全貌,看到完整的动态,看到驱动这些变化背后的关键因素。
如果说“盲人摸象”说的是看不到整体、全貌,“罗生门”则指的是因为每个人的价值观、诉求、经验等存在差异,大家对同一件事有不同的理解,无法达成共识,甚至发生矛盾或冲突。
这也是在复盘评估结果环节经常会遇到的一个问题。
相应的对策是:
需要参与各方深入坦诚地沟通,必要时可借助人证、物证或其他辅助工具来进行“实景重现”。
同时,要鼓励换位思考,跳出本位,多站在其他人的角度和立场上思考问题。
不仅是这一挑战,还有诸如纠缠于细节、流于表面、一团乱麻、局限思考以及归罪于外等误区,其背后的根本原因之一就是缺乏系统思考的技能。
实践表明,系统思考是有效复盘必备的核心技能之一。
7.跳跃
由于复盘的内在逻辑是自然、流畅的,加上许多人可能已经飞快地在脑海中“过”了一遍。
因此,在实际复盘过程中,许多人在这一阶段之后就会“跳”到了经验教训(甚至是行动计划)阶段,认为自己已经学到了一些东西,或者“悔不当初”,觉得应该怎么做或不该怎么做。可把这种现象称为“跳跃”。
虽然不否认有些人凭借本能、直觉或经验,经过脑海中一“过”,可能也会得出一些有价值的东西,但是,在很多情况下,这往往也是经不起推敲的。
如果不经过一个系统化、结构化的思维过程,我们就很难保证得出的东西是不是真正重要的,甚至连正确性、全面性也无从考证。
尤其是在团队复盘的场合,每个人都在自己的脑子里“过”一遍,很难实现团队的学习。
因此,复盘是一个结构化的团队研讨过程,需要按照特定的步骤、逻辑或结构进行。
作为复盘引导师,你需要“胸有成竹”,对复盘的过程了如指掌,并按部就班地引导团队进行复盘研讨。
如果遇到了团队成员“跳跃”的状况,则应该向团队说明复盘的流程,让团队讨论回到正确的轨道上来。
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关于复盘
5大误区你不得不知
日常工作中,我们经常能感觉到,明明是以前犯过的错误,今天为什么又犯了一遍?怎么就不长记性呢?
互联网时代,许多人只是“复制”+“粘贴”,不加分辨,不做归纳分析,也不进行检验、总结,终日忙来忙去,实际能力却并没提高,这就是复盘存在的价值和意义,也是复盘为何会如此受欢迎的原因。
然而,当我们成天把“复盘”挂嘴边时,是否真正掌握了其核心与精髓呢?
这里,复盘要注重3个关键词、5个误区与7个关键成功要素。
1.复盘的3个关键词
作为一种基本方法论,要理解复盘的精髓,须掌握3个关键词。
1. 亲身经历
我们人类的学习途径与方式有很多,按照来源,可以分为从自己学习和向他人学习两大类。
从自己学习的主要方法就是复盘,因为自己过去经历的事件是成人获取信息、对信息进行加工与处理的主要途径。
其他的方式与来源可能还包括顿悟、创新性的涌现等。
向他人学习也很普遍,大家都比较熟悉,如前人总结出来的教科书、案例或经验教训,以及标杆学习等。
2. 过去
我们要向“经验学习”,但仅仅向过去学习是不够的,我们还需要向正在涌现的未来学习。
但不可否认的是,成年人最主要的学习来源仍是过去的经验,而复盘就是从自己过去的经验中进行学习的结构化方法。
3. 学习
复盘的本质是从过去的经验中学习,但大家对“什么是学习”仍存在诸多理解上的差异,有的认为获取一些知识或信息就是学习,有的甚至将培训、听讲等具体形式看成学习。
所谓学习,指的是获得一些启发、见解,提升自己的见识和能力,从而提高个人的有效行动能力。
这是“知行合一”的,不仅要获得一些经验或教训,更要落实到行动中,提高人们未来行动的能力与绩效表现。
正如人们常说的“实践是检验真理的唯一标准”,只有落实到行动上,让自己的行动更为有效,才是学习的出发点和落脚点,是学习的根本目的。
事实上,《荀子·儒效篇》中讲到:“学至于行而止矣”,也就是说:
只有真正知晓,才能指导自己的行动;只有能够践行,才算是完整或真正的学习。
在这方面,复盘也要注重行动的改进,不能仅仅明白了“这样做不对”就完了,也不能只是做了一些所谓的“推演”、假设就完事大吉了,必须跟进、落实,看看后续的行动是否更加有效。
这才是检验复盘质量的关键要素。
2.复盘的常见误区
在复盘中,常见的误区包括以下五项。
1.为了证明自己对
复盘的目的在于让团队从行动中学习,但许多人并不这么看,他们做复盘的目的就是证明自己是对的或者没错。
这其实是自欺欺人,完全不是一个适宜的学习态度。
因为如果只是想证明自己对,那么在复盘过程中,就只顾着找对自己有利的材料,刻意强化它们而忽视其他材料。
这就像我们戴上了有色眼镜,完全忘记了复盘的真正目的。
2.流于形式,走过场
虽然复盘有固定的流程、步骤,但也不能为了完成谁的任务而应付了事,走走过场。这样纯属浪费大家的时间和感情。
事实上,如果不能理解并认同复盘的价值、不把复盘当真的话,就没有人会真正在乎复盘。
那样的话,复盘也将沦为走过场。
3.追究责任,开批斗会
很多领导在复盘时容易“挑毛病”,追究责任,对犯错误的人进行批评。
但一旦批评,则很容易破坏复盘所需的学习氛围。
4.推卸责任,归罪于外
与挑错、批评相对应,人们很容易推卸责任,找出各种借口和理由,为自己辩护,试图证明自己是对的,至少没有过错。
这样将更加破坏学习的氛围,甚至加剧团队内部的不信任、矛盾与冲突。
5.快速下结论
在复盘过程中,需要找出实际与目标产出差异的根本原因,挖掘出经验教训,这需要审慎地分析,但许多人很容易快速地下结论。
例如:
很可能只是看到了问题的表象或症状,没有找到真正的问题;
很可能只是发现了表面的原因,没有抓住真正的深层次原因;
很可能只是总结出了一次偶然性的因果关系,却误以为发现了规律。
3.复盘的关键成功要素
要想有效地进行复盘,防范上述常见误区,需要具备以下七个关键要素。
1. 开放心态
学习是一扇只能由内向外开启的心门。
也就是说,要想能够学习,必须有开放的心态,接受各方面的信息,不管是符合自己预期的,还是让自己感到意外的信息。
事实上,和自己不同的见解,才是学习的源泉。因为复盘的本质是学习,所以有效的复盘离不开开放的心态。
2. 坦诚表达
复盘通常是以团队形式进行的,需要集中大家的智慧,而这必须建立在团队成员相互信任、坦诚表达的基础上。
回归到企业,企业文化的核心价值观应是“企业利益第一”。从工作中谋取个人私利,是一则禁止触碰的“天条”。
从这个基点出发,大家就具有了共同的目标,不考虑局部或个人利益冲突,因而可以畅所欲言。
同时,倡导“有话直说,有话好好说”,这样可以做到更好的团队氛围。
3. 实事求是
毋庸置疑,实事求是是从实践中学习和改进的基础。离开了这一点,根本谈不上学习。
在规则中申明需要忠实于事实,在复盘时也要求实事求是,强调“对事不对人”和坦诚表达。这是做好复盘的基本条件。
4. 集思广益
虽然复盘也是一种行之有效的自我学习方法,但它更大的价值体现在团队学习与组织智慧上。
因此,一把手要以身作则,带领团队进行复盘,并使其成为组织成员的一种工作习惯。
同时,在复盘过程中,也要广开言路,让大家都能把自己的发现与观点贡献出来,彼此分享,促进相互学习、激发创新,并有助于形成集体的智慧。
5. 反思自我
分析成功或失败的原因,既要考虑客观因素,也不能忽略主观因素。
尤其是对待失败,一把手要带头从自我反思做起,多挖主观原因,不要一味“归罪于外”。
分析成功因素时,多列举客观因素,精选真正的自身优势去推广;
分析失败原因时,多从自身深挖原因,狠挑不足补短板,包括要谨慎检视当初的目的、目标设定是否科学准确,实现目标的策略是否得当等。
特别是对目的和目标的反思很重要,因为如果目的和目标明显有误的话,执行过程即使完美无瑕,也于事无补。
在此,特别要指出的是,一把手尤其要注意并践行这一点,因为我们经常说“上行下效”,领导者的行为在组织中具有重要的示范作用。
6. 刨根问底
为了应对“流于形式”或“快速下结论”的误区,无论是分析原因还是总结经验教训,都要“刨根问底”,找到本质和规律。
在复盘时,总结经验(规律)要尽可能退得远,寻求更广泛的指导性,尽量不局限于就事论事;
同时,总结经验要谨慎,总结规律更要小心,避免“刻舟求剑”,把一时一地的认识当成规律。
7. 重在改进
复盘的目的不是证明自己对,也不是找出一时一事的责任归属,而是从行动中学习到经验教训,并实现后续行动的改善。
要实现这一目的,就要找出哪些是值得学习与改进的地方,制定切实可行的改进措施,扬长避短,革故鼎新。
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